BAB I
PENDAHULUAN
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang Masalah
Masalah sering kali muncul dalam kehidupan manusia. Setiap permasalahan tidak
akan berhenti sendiri tanpa disertai solusi untuk menyelesaikannya.masalah sering kali
terjadi pada komunitas- komunitas baik komunitas kecil maupun komunitas besar.
Permasalahan yang kompleks sering terjadi pada perusahaan-perusahaan yang pada
akhirnya secara tidak langsung menuntut seorang menejer untuk membuat sebuah
keputusan. Pada saat ini suatu pendekatan sistematis untuk pemecahan masalah telah
diciptakan yang terdiri dari tiga jenis usaha :
- persiapan
- definisi
- solusi
Dalam mempersiapkan pemecahan masalah, manajer memandang perusahaan
sebagai suatu system dengan memahami lingkungan perusahaan dan mengidentifikasi
subsistem-subsistem dalam perusahaan. Dalam mendefenisikan masalah, manajer
bergerak dari tingkat system ke subsistem dan menganalisis bagian-bagiansistem menurut
suatu urutan tertentu. Dalam memecahkan masalah manajer mengidentifikasi berbagai
solusi alternative, mengevaluaasinya, memilh yang terbaik, menerapkannya, dan
membuat tindak lanjut untuk memastikan bahwa solusi itu berjalan sebagaimana
mestinya.
1.2 Maksud dan tujuan
Penulisan makalah ini bermaksud membuka pemikiran para mahasiswa untuk
lebih tanggap dalam menghadapi sebuah permasalahan dan mampu menyelesaikan
permasalah tersebut, dan tentunya tulisan ini sangat bermanfaat bagi para mahasiswa
ketika memasuki dunia kerja nantinya.
1.3 Ruang lingkup
Pada makalah ini penulis hanya membahas bagaimana seorang manajer
perusahaan mengambil sebuah keputusan ketika terjadi sebuah permasalahan pada
perusahaan yang mereka pimpin. Oleh sebab itu, maka pada makalah ini berisikan
pendekatan system dalam pengambilan keputusan, struktur masalah, tahap pemecahan
masalah serta faktor manusia yang mempengaruhi pemecahan masalah.
Masalah sering kali muncul dalam kehidupan manusia. Setiap permasalahan tidak
akan berhenti sendiri tanpa disertai solusi untuk menyelesaikannya.masalah sering kali
terjadi pada komunitas- komunitas baik komunitas kecil maupun komunitas besar.
Permasalahan yang kompleks sering terjadi pada perusahaan-perusahaan yang pada
akhirnya secara tidak langsung menuntut seorang menejer untuk membuat sebuah
keputusan. Pada saat ini suatu pendekatan sistematis untuk pemecahan masalah telah
diciptakan yang terdiri dari tiga jenis usaha :
- persiapan
- definisi
- solusi
Dalam mempersiapkan pemecahan masalah, manajer memandang perusahaan
sebagai suatu system dengan memahami lingkungan perusahaan dan mengidentifikasi
subsistem-subsistem dalam perusahaan. Dalam mendefenisikan masalah, manajer
bergerak dari tingkat system ke subsistem dan menganalisis bagian-bagiansistem menurut
suatu urutan tertentu. Dalam memecahkan masalah manajer mengidentifikasi berbagai
solusi alternative, mengevaluaasinya, memilh yang terbaik, menerapkannya, dan
membuat tindak lanjut untuk memastikan bahwa solusi itu berjalan sebagaimana
mestinya.
1.2 Maksud dan tujuan
Penulisan makalah ini bermaksud membuka pemikiran para mahasiswa untuk
lebih tanggap dalam menghadapi sebuah permasalahan dan mampu menyelesaikan
permasalah tersebut, dan tentunya tulisan ini sangat bermanfaat bagi para mahasiswa
ketika memasuki dunia kerja nantinya.
1.3 Ruang lingkup
Pada makalah ini penulis hanya membahas bagaimana seorang manajer
perusahaan mengambil sebuah keputusan ketika terjadi sebuah permasalahan pada
perusahaan yang mereka pimpin. Oleh sebab itu, maka pada makalah ini berisikan
pendekatan system dalam pengambilan keputusan, struktur masalah, tahap pemecahan
masalah serta faktor manusia yang mempengaruhi pemecahan masalah.
BAB II
PEMBAHASAN
2.1 PENDEKATAN SISTEM
Proses pemecahan masalah secara sistematis bermula dari John Dewey, seorang
profesor filosofi di Columbia University pada awal abad ini. Dalam bukunya tahun 1910,
ia mengidentifikasi tiga seri penilaian yang terlibat dalam memecahkan masalah suatu
kontroversi secara memadai yaitu:
1. Mengenali kontroversi
2. Menimbang klaim alternatif
3. Membentuk penilaian
Kerangka kerja yang dianjurkan untuk penggunaan komputer dikenal sebagai
pendekatan sistem . Serangkaian langkah-langkah pemecahan masalah yang
memastikan bahwa masalah itu pertama-tama dipahami, solusi alternative
dipertimbangkan, dan solusi yang dipilih bekerja.
2.2 STRUKTUR MASALAH
Masalah terstruktur terdiri dari elemen-elemen dan hubungan-hubungan antar
elemen yang semuanya dipahami oleh pemecah masalah. Masalah tak terstruktur
berisikan elemen-elemen atau hubungan-hubungan antar elemen yang tidak dipahami
oleh pemecah masalah.
Sebenarnya dalam suatu organisasi sangat sedikit permasalahan yang sepenuhnya
terstruktur atau sepenuhnya tidak terstruktur. Sebagaian besar masalah adalah masalah
semi-terstruktur, yaitu manajer memiliki pemahaman yang kurang sempurna mengenai
elemen-elemen dan hubungannya. Masalah semi-terstruktur adalah masalah yang
berisi sebagian elemen-elemen atau hubungan yang dimengerti oleh pemecah masalah.
2.3 TAHAP PEMECAHAN MASALAH
Dalam memecahkan masalah kita berpegangan pada tiga jenis usaha yang harus
dilakukan oleh manajer yaitu usaha persiapan, usaha definisi, dan usaha solusi /
pemecahan.
- Usaha persiapan, mempersiapkan manajer untuk memecahkan masalah dengan
menyediakan orientasi sistem.
- Usaha definisi, mencakup mengidentifikasikan masalah untuk dipecahkan dan
kemudian memahaminya.
- Usaha solusi, mencakup mengidentifikasikan berbagai solusi alternatif,
mengevaluasinya, memilih salah satu yang tampaknya terbaik, menerapkan solusi itu dan
membuat tindak lanjutnya untuk menyakinkan bahwa masalah itu terpecahkan. Sistem
informasi berbasis komputer atau CBIS dapat digunakan sebagai system dukungan
(support systems) saat menerapkan pendekatan sistem.
2.3.1 Usaha persiapan
Tiga langkah persiapan tidak harus dilaksanakan secara berurutan, karena
ketiganya bersama-sama menghasilkan kerangka pikir yang diinginkan untuk mengenai
masalah. Ketiga masalah itu terdiri dari:
a) Memandang perusahaan sebagai suatu sistem
b) Mengenal sistem lingkungan
c) Mengidentifikasikan subsistem-subsistem perusahaan
2.3.2 Usaha definisi
Usaha definisi mencakup pertama-tama menyadari bahwa suatu masalah ada atau
akan ada (identifikasi masalah) dan kemudian cukup mempelajarinya untuk mencari
solusi (pemahaman masalah). Usaha definisi mencakup dua langkah yaitu :
a) Bergerak dari tingkat sistem ke subsistem
b) Menganalisis bagian-bagian sistem dalam sustu urutan tertentu
2.3.3 Usaha pemecahan
Usaha pemecahan meliputi pertimbangan berbagai alternatif yang layak
(feasible), pemilihan alternatif terbaik, dan penerapannya.
2.4 PEMECAHAN MASALAH
Dengan kenyataan tersebut, kita mendefinisikan masalah sebagai suatu kondisi
yang memiliki potensi untuk menimbulkan kerugian luar biasa atau menghasilkan
keuntungan luar biasa. Jadi pemecahan masalah berarti tindakan memberi respon
terhadap masalah untuk menekan akibat buruknya atau memanfaatkan peluang
keuntungannya. Pentingnya pemecahan masalah bukan didasarkan pada jumlahwaktu
yang dihabiskan, tetapi pada konsekuensinya keputusan adalah pemilihan suatu strategi
atau tindakan.
Pengambilan keputusan adalah tindakan memilih strategi atau aksi yang manajer
yakini akan memberikan solusi terbaik atas masalah tersebut. Salah satu kunci
pemecahan masalah adalah identifikasi berbagai alternative keputusan. Solusi bagi suatu
masalah harus mendayagunakan system untuk memenuhi tujuannya, seperti tercermin
pada standar kinerja system. Standar ini menggambarkan keadaan yang diharapkan, apa
yang harus dicapai oleh system.
Selanjutnya manajer harus memiliki informasi yang terkini, informasi itu
menggambarkan keadaan saat ini, apa yang sedang dicapai oleh system. Jika keadaan saat
ini dan keadaan yang diharapkan sama, tidak terdapat masalah dan manajer tidak
mengambil tindakan. Jika kedua keadaan itu berbeda, sejumlah masalah merupakan
penyebabnya dan harus dipecahkan.
Perbedaan antara keadaan saat ini dan keadaan yang diharapkan menggambarkan
criteria solusi (solution criterion), atau apa yang diperlukan untuk mengubah keadaan saat
ini menjadi keadaan yang diharapkan. Setelah berbagai alternative, diidentifikasi system
informasi dapat digunakan untuk mengevaluasi tiap alternative. Evaluasi ini harus
mempertimbangkan berbagai kendala (constraints) yang mungkin, baik inter maupun
ekstern/ lingkungan.
1. Kendala intern dapat berupa sumber daya yang terbatas, seperti kurangnya
bahan baku, modal kerja,SDM yang kurang memenuhi syarat, dan lain – lain.
2. Kendala lingkungan dapat berupa tekanan dari berbagai elemen lingkungan,
seperti pemerintah atau pesaing untuk bertindak menurut cara tertentu. Gejala
adalah kondisi yang dihasilkan oleh masalah. Sangat sering para manajer melihat
gejala dari pada masalah. Gejala menarik perhatian manajer melalui lingkaran
8
umpan balik. Namun gejala tidak mengungkapkan seluruhnya, bahwa suatu
masalah adalah penyebab dari suatu persoalan, atau penyebab dari suatu peluang.
2.5 FAKTOR MANUSIA YANG MEMPENGARUHI PEMECAHAN MASALAH
Tiap manajer memiliki gaya pemecahan masalah yang unik. Gaya mereka
mempengaruhi bagaimana mereka terlibat dalam merasakan masalah, mengumpulkan
informasi, dan menggunakan informasi.
2.5.1 Merasakan masalah
Manajer dapat dibagi dalam tiga kategori dasar dalam hal gaya merasakan
masalah (problem solving styles) mereka, yaitu bagaimana mereka menghadapi masalah.
• Penghindar Masalah (problem avoider)
Manajer ini mengambil sikap positif dan menganggap bahwa semua baik-baik
saja. Ia berusaha menghalangi kemungkinan masalah dengan mengabaikan
informasi atau menghindarinya sepanjang perencanaan.
• Pemecah Masalah (problem solver)
Manajer ini tidak mencari masalah juga tidak menghalanginya. Jika timbul suatu
masalah, masalah tersebut dipecahkan.
• Pencari Masalah (problem seeker)
Manajer ini menikmati pemecahan masalah dan mencarinya.
2.5.2 Mengumpulkan informasi
Para manajer dapat menunjukkan salah satu dari dua gaya mengumpulkan
informasi (information-gathering styles) atau sikap terhadap total volume informasi yang
tersedia bagi mereka.
• Gaya Teratur (preceptive style)
Manajer jenis ini mengikuti management by exception dan menyaring segala
sesuatu yang tidak berhubungan dengan area minatnya.
• Gaya Menerima (receptive style)
Manajer jenis ini ingin melihat semuanya, kemudian menentukan apakah
informasi tersebut bernilai baginya atau orang lain dalam organisasi.
2.5.3 Menggunakan informasi
Manajer juga cenderung lebih menyukai salah satu dari dua gaya menggunakan
informasi (information-using styles), yaitu cara-cara menggunakan informasi untuk
memecahkan suatu masalah.
• Gaya Semantik (systematic style)
Manajer memberi perhatian khusus untuk mengikuti suatu metode yang telah
ditetapkan, misalnya pendekatan sistem.
• Gaya Intuitif (intuitive style)
Manajer tidak lebih menyukai suatu metode tertentu tetapi menyesuaikan
pendekatan dengan situasi.
2.6 Sistem Penunjang Keputusan ( SPK )
Ada tiga hal utama yang perlu diketahui oleh penganalisis sistem pendukung
keputusan, yaitu : (1) apakah pembuat keputusan utama bersifat analitis atau heuristik;
(2) bagaimana keputusan dibuat dalam tiga fase penyelesaian masalah dalam hal
kecerdasan, perancangan, dan pemilihan; dan (3) metode kriteria-ganda yang sangat
berguna dalam menyelesaikan masalah-masalah semiterstruktur.
2.6.1 Karakteristik SPK
Sistem pendukung keputusan (SPK) adalah salah satu cara mengorganisir informasi
(melibatkan pengunaan basis data) yang dimaksudkan untuk digunakan dalam membuat
keputusan. SPK dirancang untuk pendekatan menyelesaikan masalah para pembuat
keputusan dan kebutuhan-kebutuhan aplikasi, tetapi tidak untuk menggantikan keputusan
maupun membuat suatu keputusan untuk pengguna.
SPK dirancang sedemikian rupa untuk mebantu mendukung keputusan-keputusan
yang melibatkan masalah-maslah kompleks yang diformulasikan sebagai problemproblem
semiterstruktur. SPK bisa dibangun untuk mendukung keputuisan sekali saja,
keputusan–keputusan yang jarang dibuat atau keputusan-keputusan yang muncul secara
rutin.
SPK berbeda dengan SIM tradisional, SIM tradisional berorientasi produk yang
menghasilkan keluaran sedangakan SPK berorientasi proses dimana fokus SPK adalah
pada interaksi pembuat keputusan dengan sistem tersebut, bukan pada keluaran yang
Pembuat keputusan dalam organisasi terjadi pada tiga level utama yaitu : level
strategik, manajerial dan operasional. Keputusan pada level operasional merupakan
keputusan-keputusan terstruktur yaitu keputusan-keputusan dimana semua atau sebagian
besar variabel-variabel yang ada diketahui dan bisa diprogram secara total (secara
menyeluruh dapat diotomatiskan). Keputusan-keputusan terstruktur bersifat rutin dan
memerlukan sedikit pendapat manusia begitu variabel-variabel tersebut terprogram. Pada
level manajerial dan strategik merupakan keputusan semistruktur, dimana problemproblem
dan peluang tidak dapat distrukturkan secara total dan memerlukan pendapat dan
pengalaman manusia untuk membuat suatu keputusan. Dalam hal ini SPK dapat
digunakan untuk mengembangkan solusi problem–problem yang bersifat kompleks dan
semiterstruktur dengan mempertimbangkan SIM tradisional.
Penggunaan SPK tidak terbatas untuk manajer-manajer dari level menengah
sampai ke level tinggi, tetapi dapat digunakan oleh individu-individu. Pengguna memiliki
gaya pembuatan keputusan tersendiri, kebutuhan yang berbeda serta tingkat
pengalamannya sendiri-sendiri, oleh karenanya perancang SPK perlu mempertimbangkan
atribut-atribut khusus sehingga memungkinkan pengguna berhasil berinteraksi dengan
sistem.
Pembuat keputusan dalam organisasi terjadi pada tiga level utama yaitu : level
strategik, manajerial dan operasional. Keputusan pada level operasional merupakan
keputusan-keputusan terstruktur yaitu keputusan-keputusan dimana semua atau sebagian
besar variabel-variabel yang ada diketahui dan bisa diprogram secara total (secara
menyeluruh dapat diotomatiskan). Keputusan-keputusan terstruktur bersifat rutin dan
memerlukan sedikit pendapat manusia begitu variabel-variabel tersebut terprogram. Pada
level manajerial dan strategik merupakan keputusan semistruktur, dimana problemproblem
dan peluang tidak dapat distrukturkan secara total dan memerlukan pendapat dan
pengalaman manusia untuk membuat suatu keputusan. Dalam hal ini SPK dapat
digunakan untuk mengembangkan solusi problem–problem yang bersifat kompleks dan
semiterstruktur dengan mempertimbangkan SIM tradisional.
Penggunaan SPK tidak terbatas untuk manajer-manajer dari level menengah
sampai ke level tinggi, tetapi dapat digunakan oleh individu-individu. Pengguna memiliki
gaya pembuatan keputusan tersendiri, kebutuhan yang berbeda serta tingkat
pengalamannya sendiri-sendiri, oleh karenanya perancang SPK perlu mempertimbangkan
atribut-atribut khusus sehingga memungkinkan pengguna berhasil berinteraksi dengan
sistem.
2.6.3 Konsep Pembuatan Keputusan
Beberapa konsep yang membantu dalam pembuatan SPK, yaitu bagaimana
keterkaitan antara SPK dengan pembuat keputusan, bagaimana menentukan gaya
pembuat keputusan dan fase-fase penyelesaian masalah.
• Pembuatan keputusan beresiko
Pembuatan keputus dan klasik biasanya mengasumsi keputusan yang dibuat
berdasarkan tiga rangkaian kondisi, yaitu : kepastian, ketidakpastian dan resiko.yang
dimaksud dengan kepastian adalah kita mengetahui segala sesuatu sebelumnya dalam
membuat keputusan. Model ilmu pengetahuan manajemen umum yang mengasumsikan
kondisi-kondisi kepastian adalah program linier, dimana sumber daya, tingkat komsumsi,
tekanan dan laba semuanya diasumsikan sudah diketahui dan tepat. Sedangkan
ketidakpastian merupakan sebaliknya yaitu kita tidak mengetahui tentang probabilitas
atau konsekuensi keputusan-keputuisan kita.
Diantara dua perbedaan dari kepastian dengan ketidakpastian terdapat serangkaian
kondisi yang disebut resiko. Keputusan-keputusan yang dibuat mengandung resiko
mengasumsikan bahwa kita setidaknya tahu tentang alternatif- alternatif yang dimiliki.
• Gaya Pembuatan Keputusan
Parameter gaya pembuatan keputusan didasarkan pada cara dimana informasi
dikumpulkan, diproses, dan digunakan; serta bagaimana informasi dikomunikasikan dan
diterapkan. Penggolongan keputusan analitis atau heuristik seperti terlihat pada Tabel
2.6.1
Pembuat Keputusan Analitis Pembuat Keputusan Heuristik
Belajar dengan menganalisis Belajar dengan bertindak.
Menggunakan prosedur langkah dengan
langkah.
Menggunakan trial and error.
Menilai informasi dan model-model
secara kuantitatif.
Menilai pengalaman.
Membangun algoritma dan modelmodel
matematis.
Mengandalkan pengindraan.
Mengupayakan solusi optimal. Mengupayakan solusi yang memuaskan.
Pembuatan Keputusan Analitis, pembuat keputusan analitis tergantung pada
informasi yang diperoleh secara sistematis dan dievaluasi secara sistematis pula dengan
cara memperkecil alternatif-alternatif yang ada serta membuat suatu keputusan
berdasakan informasi tersebut.
Pembuatan Keputusan Heuristik, pembuat keputusan yang menggunakan heuristik
membuat keputusan dengan batuan beberapa petunjuk (atau petunjuk praktis), meskipun
mereka tidak selalu bisa diterapkan secara konsisten atau sistematis. Mereka
mengupayakan kepuasan, bukan solusi optimal. Heuristik umumnya berdasarkan
pengalaman.
Gaya pembuatan keputusan manajer tersebut berhubungan dengan keterbukaan
dan ketertutupan sistem organisasi. Jika informasi di dalam perusahaan mengalir bebas,
peluang untuk menggunakan bantuan keputusan dan analisis sitematis bisa lebih besar.
Jika informasi tepat waktu sulit diperoleh, organisasi bisa mendorong manajer menuju
gaya yang lebih heuristik.
• Fase Penyelesaian Masalah
Tiga fase penyelesaian masal;ah yaitu :
1. Kecerdasan
Kecerdasan adalah kesadaran mengenai suatu masalah atau peluang. Dalam hal ini,
pembuat keputusan berupaya mencari lingkungan bisnis internal dan eksternal,
memeriksa keputusan-keputusan yang perlu dibuat, dan masalah-masalah yang perlu
diatasi, atau peluang-peluang yang perlu dipertimbangkan. Kecerdasan berarti
kesadaran aktif akan perubahan-perubahan di lingkungan yang menuntut
dilakukannya tindakan-tindakan tertentu.
2. Perancangan
Dalam fase perancangan, pembuat keputusan merumuskan suatu masalah dan
menganalisis sejumlah solusi alternatif.
3. Pemilihan
Dalam fase pemilihan ini, pembuat keputusan memilih solusi masalah atau peluang
yang ditandai dalam fase kecerdasan. Pemilihan ini diikuti dari analisis sebelumnya
dalam fase perancangan dan memperkuatnya lewat informasi-informasi yang
diperoleh dalam fase pemilihan.
2.6.4 Pembuatan Keputusan Kriteria-Ganda
Dalam memodelkan keputusan-keputusan serealitis mungkin, peneliti
mengembangkan beberapa pendekatan untuk mengevaluasi tujuan ganda atau problemproblem
kriteria-ganda. Pendekatan kriteria-ganda memungkinkan pembuat keputusan
menyusun prioritas mereka serta memungkinkan ditampilkannya analisis sensitivitas
dengan menanyakan jenis pertanyaan bagaimana-jika.
Metode ini meliputi metode-metode pembobotan, pendekatan batasan konjungtif,
pemrosesan hiraki analitis, dan pemrograman tujuan.
2.6.5 Sistem Ahli, Jaringan saraf dan Perangkat-perangkat Keputusan lainnya.
Model-model keputusan lainnya yang tersedia bagi para manajer meliputi sistem
ahli dan jarangan saraf. Sistem ahli adalah sistem-sistem pemikiran berdasarkan aturan
yang dikembangkan untuk bidang keahlian tertentu.Mengumpulkan keahlian disebut
menambah pengetahuan dan ini merupakan bagian yang paling sulit dari aturan yang
membentuk spesifikasi.
Jaringan saraf dikembangkan dengan menyelesaikan sejumlah masalah dari satu
jenis dan membiarkan perangkat lunak mendapat umpan balik atas keputusan-keputusan
yang diambil, mengamati apa yang dilibatkan sehingga keputusan tersebut berhasil.
Kedua model di atas disebut di bidang kecerdasan buatan (AI). AI disebut SPK
karena menuntut pembuat keputusan manusia melakukan identifikasi terhadap masalahmasalah
yang ada, menambah pengetahuan dan melakukan analisis sensitivitas.
2.7 Contoh Kasus
Seorang Manajer ingin membuat sebuah sistem yang akan membantu dia dalam
menentukan biaya operasional dalam suatu periode, lalu muncul dalam pemikirannya dia
beberapa pertanyaan yang antara lain :
1. Apa yang sebenarnya akan saya dapatkan dari system tersebut ?
2. Jika biaya prorotipe adalah $X, apakah saya rasa biaya tersebut bisa diterima ?
Sebenarnya dari pertanyaan itu tersirat jawaban yang mungkin para Manajer dapat
menanganinya, yang antara lain dengan mengembangkan system yang berbasiskan DSS
ini manajer itu dapat menjawab masalah bisnisnya dengan cara membantunya dalam
meningkatkan keputusan yang lebih baik dalam sisi perencanaan, komunikasi, dan
kontrol terhadap para bawahan, serta dengan inipun manajer itu dapat menghemat waktu
dalam pekerjaannya dalam membuat keputusan.
Disini juga Manajer dihadapkan pada beberapa alternative yang antara lain “ Jika
prototype hanya bisa mengerjakan dua dari tiga tujuan operasional saya, pada biaya yang
lebih rendah dari $X, apakah saya akan mengunakan sistem tersebut atau
mengembangkanya agar dapat memenuhi dengan kebutuhan saya ?”. Disini dapat ditarik
titik pointnya yaitu nilai dan biaya tetap dipisahkan dan tidak disamakan. Hal ini berlaku
hanya jika biaya tetap dijaga. Dari studi kasus DSS ini, nampak bahwa untuk bias
menerapkan analisi nilai, dalam sebagian besar organisasi, biayanya harus dibawah
$20.000.
PEMBAHASAN
2.1 PENDEKATAN SISTEM
Proses pemecahan masalah secara sistematis bermula dari John Dewey, seorang
profesor filosofi di Columbia University pada awal abad ini. Dalam bukunya tahun 1910,
ia mengidentifikasi tiga seri penilaian yang terlibat dalam memecahkan masalah suatu
kontroversi secara memadai yaitu:
1. Mengenali kontroversi
2. Menimbang klaim alternatif
3. Membentuk penilaian
Kerangka kerja yang dianjurkan untuk penggunaan komputer dikenal sebagai
pendekatan sistem . Serangkaian langkah-langkah pemecahan masalah yang
memastikan bahwa masalah itu pertama-tama dipahami, solusi alternative
dipertimbangkan, dan solusi yang dipilih bekerja.
2.2 STRUKTUR MASALAH
Masalah terstruktur terdiri dari elemen-elemen dan hubungan-hubungan antar
elemen yang semuanya dipahami oleh pemecah masalah. Masalah tak terstruktur
berisikan elemen-elemen atau hubungan-hubungan antar elemen yang tidak dipahami
oleh pemecah masalah.
Sebenarnya dalam suatu organisasi sangat sedikit permasalahan yang sepenuhnya
terstruktur atau sepenuhnya tidak terstruktur. Sebagaian besar masalah adalah masalah
semi-terstruktur, yaitu manajer memiliki pemahaman yang kurang sempurna mengenai
elemen-elemen dan hubungannya. Masalah semi-terstruktur adalah masalah yang
berisi sebagian elemen-elemen atau hubungan yang dimengerti oleh pemecah masalah.
2.3 TAHAP PEMECAHAN MASALAH
Dalam memecahkan masalah kita berpegangan pada tiga jenis usaha yang harus
dilakukan oleh manajer yaitu usaha persiapan, usaha definisi, dan usaha solusi /
pemecahan.
- Usaha persiapan, mempersiapkan manajer untuk memecahkan masalah dengan
menyediakan orientasi sistem.
- Usaha definisi, mencakup mengidentifikasikan masalah untuk dipecahkan dan
kemudian memahaminya.
- Usaha solusi, mencakup mengidentifikasikan berbagai solusi alternatif,
mengevaluasinya, memilih salah satu yang tampaknya terbaik, menerapkan solusi itu dan
membuat tindak lanjutnya untuk menyakinkan bahwa masalah itu terpecahkan. Sistem
informasi berbasis komputer atau CBIS dapat digunakan sebagai system dukungan
(support systems) saat menerapkan pendekatan sistem.
2.3.1 Usaha persiapan
Tiga langkah persiapan tidak harus dilaksanakan secara berurutan, karena
ketiganya bersama-sama menghasilkan kerangka pikir yang diinginkan untuk mengenai
masalah. Ketiga masalah itu terdiri dari:
a) Memandang perusahaan sebagai suatu sistem
b) Mengenal sistem lingkungan
c) Mengidentifikasikan subsistem-subsistem perusahaan
2.3.2 Usaha definisi
Usaha definisi mencakup pertama-tama menyadari bahwa suatu masalah ada atau
akan ada (identifikasi masalah) dan kemudian cukup mempelajarinya untuk mencari
solusi (pemahaman masalah). Usaha definisi mencakup dua langkah yaitu :
a) Bergerak dari tingkat sistem ke subsistem
b) Menganalisis bagian-bagian sistem dalam sustu urutan tertentu
2.3.3 Usaha pemecahan
Usaha pemecahan meliputi pertimbangan berbagai alternatif yang layak
(feasible), pemilihan alternatif terbaik, dan penerapannya.
2.4 PEMECAHAN MASALAH
Dengan kenyataan tersebut, kita mendefinisikan masalah sebagai suatu kondisi
yang memiliki potensi untuk menimbulkan kerugian luar biasa atau menghasilkan
keuntungan luar biasa. Jadi pemecahan masalah berarti tindakan memberi respon
terhadap masalah untuk menekan akibat buruknya atau memanfaatkan peluang
keuntungannya. Pentingnya pemecahan masalah bukan didasarkan pada jumlahwaktu
yang dihabiskan, tetapi pada konsekuensinya keputusan adalah pemilihan suatu strategi
atau tindakan.
Pengambilan keputusan adalah tindakan memilih strategi atau aksi yang manajer
yakini akan memberikan solusi terbaik atas masalah tersebut. Salah satu kunci
pemecahan masalah adalah identifikasi berbagai alternative keputusan. Solusi bagi suatu
masalah harus mendayagunakan system untuk memenuhi tujuannya, seperti tercermin
pada standar kinerja system. Standar ini menggambarkan keadaan yang diharapkan, apa
yang harus dicapai oleh system.
Selanjutnya manajer harus memiliki informasi yang terkini, informasi itu
menggambarkan keadaan saat ini, apa yang sedang dicapai oleh system. Jika keadaan saat
ini dan keadaan yang diharapkan sama, tidak terdapat masalah dan manajer tidak
mengambil tindakan. Jika kedua keadaan itu berbeda, sejumlah masalah merupakan
penyebabnya dan harus dipecahkan.
Perbedaan antara keadaan saat ini dan keadaan yang diharapkan menggambarkan
criteria solusi (solution criterion), atau apa yang diperlukan untuk mengubah keadaan saat
ini menjadi keadaan yang diharapkan. Setelah berbagai alternative, diidentifikasi system
informasi dapat digunakan untuk mengevaluasi tiap alternative. Evaluasi ini harus
mempertimbangkan berbagai kendala (constraints) yang mungkin, baik inter maupun
ekstern/ lingkungan.
1. Kendala intern dapat berupa sumber daya yang terbatas, seperti kurangnya
bahan baku, modal kerja,SDM yang kurang memenuhi syarat, dan lain – lain.
2. Kendala lingkungan dapat berupa tekanan dari berbagai elemen lingkungan,
seperti pemerintah atau pesaing untuk bertindak menurut cara tertentu. Gejala
adalah kondisi yang dihasilkan oleh masalah. Sangat sering para manajer melihat
gejala dari pada masalah. Gejala menarik perhatian manajer melalui lingkaran
8
umpan balik. Namun gejala tidak mengungkapkan seluruhnya, bahwa suatu
masalah adalah penyebab dari suatu persoalan, atau penyebab dari suatu peluang.
2.5 FAKTOR MANUSIA YANG MEMPENGARUHI PEMECAHAN MASALAH
Tiap manajer memiliki gaya pemecahan masalah yang unik. Gaya mereka
mempengaruhi bagaimana mereka terlibat dalam merasakan masalah, mengumpulkan
informasi, dan menggunakan informasi.
2.5.1 Merasakan masalah
Manajer dapat dibagi dalam tiga kategori dasar dalam hal gaya merasakan
masalah (problem solving styles) mereka, yaitu bagaimana mereka menghadapi masalah.
• Penghindar Masalah (problem avoider)
Manajer ini mengambil sikap positif dan menganggap bahwa semua baik-baik
saja. Ia berusaha menghalangi kemungkinan masalah dengan mengabaikan
informasi atau menghindarinya sepanjang perencanaan.
• Pemecah Masalah (problem solver)
Manajer ini tidak mencari masalah juga tidak menghalanginya. Jika timbul suatu
masalah, masalah tersebut dipecahkan.
• Pencari Masalah (problem seeker)
Manajer ini menikmati pemecahan masalah dan mencarinya.
2.5.2 Mengumpulkan informasi
Para manajer dapat menunjukkan salah satu dari dua gaya mengumpulkan
informasi (information-gathering styles) atau sikap terhadap total volume informasi yang
tersedia bagi mereka.
• Gaya Teratur (preceptive style)
Manajer jenis ini mengikuti management by exception dan menyaring segala
sesuatu yang tidak berhubungan dengan area minatnya.
• Gaya Menerima (receptive style)
Manajer jenis ini ingin melihat semuanya, kemudian menentukan apakah
informasi tersebut bernilai baginya atau orang lain dalam organisasi.
2.5.3 Menggunakan informasi
Manajer juga cenderung lebih menyukai salah satu dari dua gaya menggunakan
informasi (information-using styles), yaitu cara-cara menggunakan informasi untuk
memecahkan suatu masalah.
• Gaya Semantik (systematic style)
Manajer memberi perhatian khusus untuk mengikuti suatu metode yang telah
ditetapkan, misalnya pendekatan sistem.
• Gaya Intuitif (intuitive style)
Manajer tidak lebih menyukai suatu metode tertentu tetapi menyesuaikan
pendekatan dengan situasi.
2.6 Sistem Penunjang Keputusan ( SPK )
Ada tiga hal utama yang perlu diketahui oleh penganalisis sistem pendukung
keputusan, yaitu : (1) apakah pembuat keputusan utama bersifat analitis atau heuristik;
(2) bagaimana keputusan dibuat dalam tiga fase penyelesaian masalah dalam hal
kecerdasan, perancangan, dan pemilihan; dan (3) metode kriteria-ganda yang sangat
berguna dalam menyelesaikan masalah-masalah semiterstruktur.
2.6.1 Karakteristik SPK
Sistem pendukung keputusan (SPK) adalah salah satu cara mengorganisir informasi
(melibatkan pengunaan basis data) yang dimaksudkan untuk digunakan dalam membuat
keputusan. SPK dirancang untuk pendekatan menyelesaikan masalah para pembuat
keputusan dan kebutuhan-kebutuhan aplikasi, tetapi tidak untuk menggantikan keputusan
maupun membuat suatu keputusan untuk pengguna.
SPK dirancang sedemikian rupa untuk mebantu mendukung keputusan-keputusan
yang melibatkan masalah-maslah kompleks yang diformulasikan sebagai problemproblem
semiterstruktur. SPK bisa dibangun untuk mendukung keputuisan sekali saja,
keputusan–keputusan yang jarang dibuat atau keputusan-keputusan yang muncul secara
rutin.
SPK berbeda dengan SIM tradisional, SIM tradisional berorientasi produk yang
menghasilkan keluaran sedangakan SPK berorientasi proses dimana fokus SPK adalah
pada interaksi pembuat keputusan dengan sistem tersebut, bukan pada keluaran yang
Pembuat keputusan dalam organisasi terjadi pada tiga level utama yaitu : level
strategik, manajerial dan operasional. Keputusan pada level operasional merupakan
keputusan-keputusan terstruktur yaitu keputusan-keputusan dimana semua atau sebagian
besar variabel-variabel yang ada diketahui dan bisa diprogram secara total (secara
menyeluruh dapat diotomatiskan). Keputusan-keputusan terstruktur bersifat rutin dan
memerlukan sedikit pendapat manusia begitu variabel-variabel tersebut terprogram. Pada
level manajerial dan strategik merupakan keputusan semistruktur, dimana problemproblem
dan peluang tidak dapat distrukturkan secara total dan memerlukan pendapat dan
pengalaman manusia untuk membuat suatu keputusan. Dalam hal ini SPK dapat
digunakan untuk mengembangkan solusi problem–problem yang bersifat kompleks dan
semiterstruktur dengan mempertimbangkan SIM tradisional.
Penggunaan SPK tidak terbatas untuk manajer-manajer dari level menengah
sampai ke level tinggi, tetapi dapat digunakan oleh individu-individu. Pengguna memiliki
gaya pembuatan keputusan tersendiri, kebutuhan yang berbeda serta tingkat
pengalamannya sendiri-sendiri, oleh karenanya perancang SPK perlu mempertimbangkan
atribut-atribut khusus sehingga memungkinkan pengguna berhasil berinteraksi dengan
sistem.
Pembuat keputusan dalam organisasi terjadi pada tiga level utama yaitu : level
strategik, manajerial dan operasional. Keputusan pada level operasional merupakan
keputusan-keputusan terstruktur yaitu keputusan-keputusan dimana semua atau sebagian
besar variabel-variabel yang ada diketahui dan bisa diprogram secara total (secara
menyeluruh dapat diotomatiskan). Keputusan-keputusan terstruktur bersifat rutin dan
memerlukan sedikit pendapat manusia begitu variabel-variabel tersebut terprogram. Pada
level manajerial dan strategik merupakan keputusan semistruktur, dimana problemproblem
dan peluang tidak dapat distrukturkan secara total dan memerlukan pendapat dan
pengalaman manusia untuk membuat suatu keputusan. Dalam hal ini SPK dapat
digunakan untuk mengembangkan solusi problem–problem yang bersifat kompleks dan
semiterstruktur dengan mempertimbangkan SIM tradisional.
Penggunaan SPK tidak terbatas untuk manajer-manajer dari level menengah
sampai ke level tinggi, tetapi dapat digunakan oleh individu-individu. Pengguna memiliki
gaya pembuatan keputusan tersendiri, kebutuhan yang berbeda serta tingkat
pengalamannya sendiri-sendiri, oleh karenanya perancang SPK perlu mempertimbangkan
atribut-atribut khusus sehingga memungkinkan pengguna berhasil berinteraksi dengan
sistem.
2.6.3 Konsep Pembuatan Keputusan
Beberapa konsep yang membantu dalam pembuatan SPK, yaitu bagaimana
keterkaitan antara SPK dengan pembuat keputusan, bagaimana menentukan gaya
pembuat keputusan dan fase-fase penyelesaian masalah.
• Pembuatan keputusan beresiko
Pembuatan keputus dan klasik biasanya mengasumsi keputusan yang dibuat
berdasarkan tiga rangkaian kondisi, yaitu : kepastian, ketidakpastian dan resiko.yang
dimaksud dengan kepastian adalah kita mengetahui segala sesuatu sebelumnya dalam
membuat keputusan. Model ilmu pengetahuan manajemen umum yang mengasumsikan
kondisi-kondisi kepastian adalah program linier, dimana sumber daya, tingkat komsumsi,
tekanan dan laba semuanya diasumsikan sudah diketahui dan tepat. Sedangkan
ketidakpastian merupakan sebaliknya yaitu kita tidak mengetahui tentang probabilitas
atau konsekuensi keputusan-keputuisan kita.
Diantara dua perbedaan dari kepastian dengan ketidakpastian terdapat serangkaian
kondisi yang disebut resiko. Keputusan-keputusan yang dibuat mengandung resiko
mengasumsikan bahwa kita setidaknya tahu tentang alternatif- alternatif yang dimiliki.
• Gaya Pembuatan Keputusan
Parameter gaya pembuatan keputusan didasarkan pada cara dimana informasi
dikumpulkan, diproses, dan digunakan; serta bagaimana informasi dikomunikasikan dan
diterapkan. Penggolongan keputusan analitis atau heuristik seperti terlihat pada Tabel
2.6.1
Pembuat Keputusan Analitis Pembuat Keputusan Heuristik
Belajar dengan menganalisis Belajar dengan bertindak.
Menggunakan prosedur langkah dengan
langkah.
Menggunakan trial and error.
Menilai informasi dan model-model
secara kuantitatif.
Menilai pengalaman.
Membangun algoritma dan modelmodel
matematis.
Mengandalkan pengindraan.
Mengupayakan solusi optimal. Mengupayakan solusi yang memuaskan.
Pembuatan Keputusan Analitis, pembuat keputusan analitis tergantung pada
informasi yang diperoleh secara sistematis dan dievaluasi secara sistematis pula dengan
cara memperkecil alternatif-alternatif yang ada serta membuat suatu keputusan
berdasakan informasi tersebut.
Pembuatan Keputusan Heuristik, pembuat keputusan yang menggunakan heuristik
membuat keputusan dengan batuan beberapa petunjuk (atau petunjuk praktis), meskipun
mereka tidak selalu bisa diterapkan secara konsisten atau sistematis. Mereka
mengupayakan kepuasan, bukan solusi optimal. Heuristik umumnya berdasarkan
pengalaman.
Gaya pembuatan keputusan manajer tersebut berhubungan dengan keterbukaan
dan ketertutupan sistem organisasi. Jika informasi di dalam perusahaan mengalir bebas,
peluang untuk menggunakan bantuan keputusan dan analisis sitematis bisa lebih besar.
Jika informasi tepat waktu sulit diperoleh, organisasi bisa mendorong manajer menuju
gaya yang lebih heuristik.
• Fase Penyelesaian Masalah
Tiga fase penyelesaian masal;ah yaitu :
1. Kecerdasan
Kecerdasan adalah kesadaran mengenai suatu masalah atau peluang. Dalam hal ini,
pembuat keputusan berupaya mencari lingkungan bisnis internal dan eksternal,
memeriksa keputusan-keputusan yang perlu dibuat, dan masalah-masalah yang perlu
diatasi, atau peluang-peluang yang perlu dipertimbangkan. Kecerdasan berarti
kesadaran aktif akan perubahan-perubahan di lingkungan yang menuntut
dilakukannya tindakan-tindakan tertentu.
2. Perancangan
Dalam fase perancangan, pembuat keputusan merumuskan suatu masalah dan
menganalisis sejumlah solusi alternatif.
3. Pemilihan
Dalam fase pemilihan ini, pembuat keputusan memilih solusi masalah atau peluang
yang ditandai dalam fase kecerdasan. Pemilihan ini diikuti dari analisis sebelumnya
dalam fase perancangan dan memperkuatnya lewat informasi-informasi yang
diperoleh dalam fase pemilihan.
2.6.4 Pembuatan Keputusan Kriteria-Ganda
Dalam memodelkan keputusan-keputusan serealitis mungkin, peneliti
mengembangkan beberapa pendekatan untuk mengevaluasi tujuan ganda atau problemproblem
kriteria-ganda. Pendekatan kriteria-ganda memungkinkan pembuat keputusan
menyusun prioritas mereka serta memungkinkan ditampilkannya analisis sensitivitas
dengan menanyakan jenis pertanyaan bagaimana-jika.
Metode ini meliputi metode-metode pembobotan, pendekatan batasan konjungtif,
pemrosesan hiraki analitis, dan pemrograman tujuan.
2.6.5 Sistem Ahli, Jaringan saraf dan Perangkat-perangkat Keputusan lainnya.
Model-model keputusan lainnya yang tersedia bagi para manajer meliputi sistem
ahli dan jarangan saraf. Sistem ahli adalah sistem-sistem pemikiran berdasarkan aturan
yang dikembangkan untuk bidang keahlian tertentu.Mengumpulkan keahlian disebut
menambah pengetahuan dan ini merupakan bagian yang paling sulit dari aturan yang
membentuk spesifikasi.
Jaringan saraf dikembangkan dengan menyelesaikan sejumlah masalah dari satu
jenis dan membiarkan perangkat lunak mendapat umpan balik atas keputusan-keputusan
yang diambil, mengamati apa yang dilibatkan sehingga keputusan tersebut berhasil.
Kedua model di atas disebut di bidang kecerdasan buatan (AI). AI disebut SPK
karena menuntut pembuat keputusan manusia melakukan identifikasi terhadap masalahmasalah
yang ada, menambah pengetahuan dan melakukan analisis sensitivitas.
2.7 Contoh Kasus
Seorang Manajer ingin membuat sebuah sistem yang akan membantu dia dalam
menentukan biaya operasional dalam suatu periode, lalu muncul dalam pemikirannya dia
beberapa pertanyaan yang antara lain :
1. Apa yang sebenarnya akan saya dapatkan dari system tersebut ?
2. Jika biaya prorotipe adalah $X, apakah saya rasa biaya tersebut bisa diterima ?
Sebenarnya dari pertanyaan itu tersirat jawaban yang mungkin para Manajer dapat
menanganinya, yang antara lain dengan mengembangkan system yang berbasiskan DSS
ini manajer itu dapat menjawab masalah bisnisnya dengan cara membantunya dalam
meningkatkan keputusan yang lebih baik dalam sisi perencanaan, komunikasi, dan
kontrol terhadap para bawahan, serta dengan inipun manajer itu dapat menghemat waktu
dalam pekerjaannya dalam membuat keputusan.
Disini juga Manajer dihadapkan pada beberapa alternative yang antara lain “ Jika
prototype hanya bisa mengerjakan dua dari tiga tujuan operasional saya, pada biaya yang
lebih rendah dari $X, apakah saya akan mengunakan sistem tersebut atau
mengembangkanya agar dapat memenuhi dengan kebutuhan saya ?”. Disini dapat ditarik
titik pointnya yaitu nilai dan biaya tetap dipisahkan dan tidak disamakan. Hal ini berlaku
hanya jika biaya tetap dijaga. Dari studi kasus DSS ini, nampak bahwa untuk bias
menerapkan analisi nilai, dalam sebagian besar organisasi, biayanya harus dibawah
$20.000.
BAB III
PENUTUP
PENUTUP
3.1 Kesimpulan
Adapun kesimpulan yang dapat ditarik dari pembahasan makalah Pendekatan
Sistem Dalam Memecahkan Masalah Dan Mengambil Keputusan adalah sebagai berikut :
1. Proses pemecahan masalah secara sistematis bermula dari John Dewey, seorang
profesor filosofi di Columbia University pada awal abad ini. Dalam bukunya
tahun 1910, ia mengidentifikasi tiga seri penilaian yang terlibat dalam
memecahkan masalah suatu kontroversi secara memadai
2. Pemecahan masalah berarti tindakan memberi respon terhadap masalah untuk
menekan akibat buruknya atau memanfaatkan peluang keuntungannya.
3. Pengambilan keputusan adalah tindakan memilih strategi atau aksi yang manajer
yakini akan memberikan solusi terbaik atas masalah tersebut.
4. Tiap manajer memiliki gaya pemecahan masalah yang unik. Gaya mereka
mempengaruhi bagaimana mereka terlibat dalam merasakan masalah,
mengumpulkan informasi, dan menggunakan informasi.
Adapun kesimpulan yang dapat ditarik dari pembahasan makalah Pendekatan
Sistem Dalam Memecahkan Masalah Dan Mengambil Keputusan adalah sebagai berikut :
1. Proses pemecahan masalah secara sistematis bermula dari John Dewey, seorang
profesor filosofi di Columbia University pada awal abad ini. Dalam bukunya
tahun 1910, ia mengidentifikasi tiga seri penilaian yang terlibat dalam
memecahkan masalah suatu kontroversi secara memadai
2. Pemecahan masalah berarti tindakan memberi respon terhadap masalah untuk
menekan akibat buruknya atau memanfaatkan peluang keuntungannya.
3. Pengambilan keputusan adalah tindakan memilih strategi atau aksi yang manajer
yakini akan memberikan solusi terbaik atas masalah tersebut.
4. Tiap manajer memiliki gaya pemecahan masalah yang unik. Gaya mereka
mempengaruhi bagaimana mereka terlibat dalam merasakan masalah,
mengumpulkan informasi, dan menggunakan informasi.
Sumber: http://www.docstoc.com
Tidak ada komentar:
Posting Komentar